«Информационный центр возьмет на себя большую часть функций деканата»

— Основная идея проекта — «единое окно» для оказания услуг обучающимся и сотрудникам университета. Скорость, качество обслуживания и инновационность — основные принципы работы информационного центра. Инициатива создания информационного центра исходила от руководства вуза.

— Проект еще находится в стадии реализации. Для формирования нового структурного подразделения с нуля и запуска первых услуг понадобился один месяц. На реализацию первого этапа — перенос в информационный центр функционала деканатов — понадобится год.

— Отсутствие единой информационной базы, усложняющей получение достоверной и оперативной информации по запросам клиентов, неэффективный обмен информацией внутри университета, дублирование отдельных функций на разных уровнях управления, перегруженность деканатов рутинной работой.

— У нас в вузе появилось новое подразделение. Информационный центр изготовил около 1500 справок для студентов. Была запущена функция заказа любой справки через личный кабинет.

— У нас работают специалисты с серьезной технической подготовкой, которые владеют программами Exel, ИнфраМенеджер, 1С, ТАНДЕМ.Университет, Битрикс24 CRM. Для сотрудников обязательно наличие высшего образования. Кстати, штат укомплектован из числа выпускниц НГУЭУ. На данный момент в информационном центре работают два специалиста — Екатерина Юдицкая и Наталья Голубцова. Конечно, с увеличением количества выполняемых задач будет расти и количество сотрудников.

— Мы планомерно идем к достижению этой цели. Сейчас центр уже экономит время сотрудников деканатов (в частности деканов), сотрудников отдела кадров, студентов. Был проделан большой пласт работ по подготовке необходимой технологической платформы. Именно благодаря этой базе информационный центр может оказывать услуги по выдаче справок.

— В первую очередь — это возможность использования «единого окна» для оказания услуг, что очень удобно для клиентов. Выдача справки — это услуга. В мире IT есть такой свод знаний, как правильно оказывать качественные IT-услуги. И мы этот свод знаний используем. Мы реализуем наш проект с использованием принципов Agile и подхода к созданию новых продуктов (Scrum). Наивысшим приоритетом для нас является удовлетворение потребностей заказчика в результате регулярной и ранней поставки ценного программного обеспечения. Мы согласны с тем, что работающий продукт следует выпускать как можно чаще. Мы анализируем возможные способы улучшения эффективности и соответственно корректируем стиль своей работы. Всё это позволяет запускать новые услуги информационного центра каждые две недели и делать их максимально ценными для потребителей.

— Раньше студент приходил в деканат, записывал в журнал свои данные, чтобы получить справку, потом ждал несколько дней пока ее изготовят. Теперь студент через личный кабинет отправляет заявку. Удобно и то, что он может находиться в этот момент где угодно (главное — зайти в личный кабинет). Когда справка будет готова, ему придет оповещение. На изготовление одной справки уйдет не более семи часов. Мы не копим работу, а обрабатываем заявку сразу.

— Здесь, прежде всего, речь об упрощении сбора информации о достижениях преподавателей в части реализации их индивидуальных планов в образовательной, научной, воспитательной и других видах деятельности. Сейчас преподаватель вынужден заполнять множество отчетов, зачастую информация в них пересекается. Информационный центр должен упростить сбор этой информации, убрать дублирование, сделать этот сбор полезным не только для управленческих целей руководства, но и предоставить пользу от этого самим преподавателям. Мне бы как преподавателю было очень удобно, если бы я в любой момент мог обратиться к своему портфолио достижений и получить необходимую мне в данный момент информацию.

— В ближайшее время предстоит реализация приказа о смене ФИО обучающегося в рамках информационного центра, а также обеспечение процессов контроля текущей успеваемости обучающихся: формирование ведомостей на контрольную неделю, сбор результатов контрольной недели и предоставление аналитической информации по текущей успеваемости в деканаты для проведения воспитательной работы и принятия других мер, направленных на повышение успеваемости.

— Первый этап проекта — перенос в информационный центр функций деканатов, которые поддаются формализации. Необходимо внедрить в информационный центр большую часть процессов, которые выполняет деканат. Мы, в первую очередь, должны забрать те функции, которые можно выполнить по четкому алгоритму. Те функции, которые не поддаются формализации, останутся в деканатах. Например, воспитательную работу на себя информационный центр не возьмет. Проект дорожной карты по первому этапу подготовлен. Нам предстоит:формирование приказов о движении, организация текущего контроля успеваемости, документальное обеспечение процесса прохождения студентами практик, организация промежуточного контроля, организация итоговой аттестации, выдача студенческих билетов, зачетных книжек и кампусных карт.

Наталья Филиппова